A pandemia da COVID-19 trouxe mudanças significativas para todos os setores. Para cumprir as recomendações de prevenção de COVID-19 indicadas pela OMS, governos estaduais e municipais, as empresas tiveram mudanças na jornada de trabalho e precisaram adaptar suas rotinas à nova realidade, causando a consolidação do home office.
O impacto da Covid-19 na empresa reduziu o ritmo de trabalho e exigiu diversas adaptações. Além disso, as empresas tiveram que afastar as equipes que possuem maior risco de contaminação.
No início da pandemia, as empresas criaram comitês de crise e definiram ações para garantir seus negócios, mesmo sem planejamento formal. Entre elas podemos citar:
· Trabalhos em home office;
· Reavaliação da infraestrutura;
· Escalas de trabalho presencial;
· Redução da jornada de trabalho;
· Renegociações com fornecedores e clientes;
· Busca de alternativas para o transporte dos funcionários;
· Monitoramento dos sintomas de COVID-19 de funcionários;
· Etc.
A ISO 9001:2015 foi diretamente impactada pelas decisões de enfrentamento da COVID-19. Alguns ajustes no Sistema de Gestão da Qualidade estão listados abaixo:
Req. ISO 9001: 4.1 Entendendo o contexto da organização
Sugestão de adequação: Revisar contexto considerando: riscos de epidemias e pandemias, fenômenos climáticos.
Considerar que estes eventos têm como consequências: mudança do mercado, rotatividade da mão de obra, novos requisitos regulamentares
Req. ISO 9001: 6.1 Riscos
Sugestão de adequação: Revisar a identificação de riscos, considerando o novo contexto (positivo e negativo). Com a COVID-19, vários riscos foram potencializados
Req. ISO 9001: 4.4 Sistema de Gestão
Sugestão de adequação:
· As mudanças de processos precisam ser documentadas (de forma definitiva ou temporária);
· Alterações típicas de processos: mudanças de responsabilidades, alteração dos postos de trabalho, ausência de colaboradores chaves do processo;
· Incluir nas instruções de trabalho as mudanças trazidas pela Portaria Conjunta SEPRT/MS 20/20 e regras de combate a pandemia definidas pela empresa.
Req. ISO 9001: 6.2 Objetivos da Qualidade
Sugestão de adequação:
Ajustar os objetivos e metas à nova realidade do mercado. Justificar o não atendimento aos objetivos originais de 2020 e adequar objetivos e metas para o próximo período, considerando a realidade atual.
Req. ISO 9001: 6.3 Planejamento de Mudanças
Sugestão de adequação: Elaborar plano de ação para adequação do Sistema de Gestão da Qualidade às restrições geradas na pandemia. Incluir no plano de ação as adequações requeridas pela Portaria Conjunta SEPRT/MS 20/20.
Req. ISO 9001: 8.5.5 Atividades pós entrega
Sugestão de adequação:
· Recebimento e entrega de mercadorias: higienização, evitar contato com motoristas e ajudantes, distanciamento, instalação através de bloqueios físicos;
· Nos trabalhos realizados nas dependências dos clientes, devemos atender as regras do cliente (quarentena, máscaras, higienização, etc.).
Req. ISO 9001: 9.2 Auditoria Interna
Sugestão de adequação: Avaliar a viabilidade de realização de auditoria remota. Ela já está incluída na nova ISO 19011:18.
Req. ISO 9001: 9.3 Análise Crítica pela Direção
Sugestão de adequação: Incluir o risco da COVID-19 na análise crítica, com todo o seu desmembramento. Não esqueça de fazer referência ao Plano de Ação de Enfrentamento da COVID-19.
Outras Ações recomendadas
Primeiramente, registrar no seu formulário ou sistema informatizado de gestão a ocorrência do evento, da mudança, conforme o requisito 6.3, Planejamento de mudanças. Descrever a ocorrência, evento ou mudança, a análise dos possíveis e reais impactos, as partes interessadas afetadas, as ações já tomadas e a serem ainda implementadas, as comunicações realizadas, as necessidades de recursos, enfim, tudo o que aconteceu e o que está planejado para acontecer.
A primeira repercussão será a revisão das questões externas e internas do contexto da organização (capítulo 4), prevendo eventos desta natureza e outros possíveis que não haviam sido abordados. Se já estava previsto, possivelmente a organização esteja aplicando suas medidas de contingência e gerenciando a crise conforme seus planos de ação.
Considerando que não estivesse previsto, outras metodologias deverão ser verificadas, como análise de riscos do negócio, planos de prevenção e contingência associados a esta análise de riscos e principalmente o impacto no atendimento aos requisitos dos clientes, com foco nas entregas de produtos ou realização dos serviços.
A abertura de não conformidades para prazos anteriores não atendidos não é necessária, pois todas as entregas poderão ou deverão ser renegociadas. Até aí, seriam impactos da mudança não planejada. A não conformidade seria aplicável se, após a renegociação, a entrega não fosse realizada conforme o combinado. Aí sim, existiria um problema interno a ser pesquisado para descobrir a causa de prometer e não cumprir, no novo contexto.
Internamente, avaliar sua própria capacidade produtiva (e/ou de realização dos serviços) para garantir uma produção mínima necessária para atender os pedidos, com o maior efetivo de pessoas possível sem colocá-las em risco, mantendo contato permanente com clientes e fornecedores.
O planejamento das comunicações internas e externas poderá necessitar de alterações (provavelmente), a previsão de recursos será afetada com a maior necessidade de meios eletrônicos de comunicação, a análise de competências necessárias para as pessoas, a questão trabalhista legal do “home office”, os turnos de trabalho, o transporte de funcionários, as manutenções de equipamentos com profissionais externos, entre outros.
Os impactos na operação serão bastante desafiadores. As organizações que possuem um SGQ bem estruturado, levado a sério pela alta direção e demais gestores de processos, utilizado para valer no dia a dia, poderá passar pela crise com mais segurança das ações a tomar.
Após a “regularização” do mercado e a volta à operação “normal”, haverá muito o que relatar. Convém a realização de uma análise crítica pela direção extraordinária, descrevendo tudo o que aconteceu, problemas ocorridos, soluções adotadas, corretas ou não, com resultados e aprendizados decorrentes do período. Certamente os resultados dos indicadores de desempenho, objetivos e metas serão prejudicados pelas paradas de produção, falta de funcionários, perda de produtividade, cancelamento de pedidos e entregas, falta de matérias-primas e insumos e até de algumas informações não registradas como deveriam.
Tudo isto faz parte da gestão do SGQ e deve ser relatado na ata da reunião citada, de forma a auxiliar na revisão dos planos para o futuro, ferramentas de gestão, capacitações necessárias, manter o conhecimento da organização e principalmente aprender com o ocorrido.
Nada como uma mudança não planejada para uma revisão geral do SGQ e do próprio negócio de uma organização.
Equipe JW Quality & Training
(11) 3969-8919 / (11) 9.8789-4370
