Otimizar processos e torná-los mais visuais é uma constante demanda de organizações que estão em processo de crescimento. Se a sua empresa está passando por esse desafio você precisa conhecer o que é SIPOC.
Você já ouviu falar nessa ferramenta? Sabe o que é SIPOC e como ela pode auxiliar o entendimento dos seus processos?
Nesse artigo vamos lhe ajudar a entebnder melhor essa ferramenta.
1 – O que é SIPOC?
SIPOC é uma sigla formada pelas cinco partes dessa ferramenta: supplier (fornecedores), input (entradas), process (processo), output (saídas) e customer (clientes).
A ferramenta busca melhorar o entendimento dos processos, definindo suas partes principais. Quando não se entende a fundo o processo, torna-se impossível gerenciá-los.
Por isso, a SIPOC se mostra uma ferramenta adequada para aqueles que buscam o entendimento dos processos e sua posterior otimização.
Como já dissemos, cada letra da palavra SIPOC se refere a uma parte dessa ferramenta. Por isso, explicaremos a seguir o que significa cada uma delas:
- Supplier: são os fornecedores do processo, ou seja, aqueles que são responsáveis por disponibilizarem as entradas do processo.
- Input: são as entradas do processo, ou seja, tudo que entra no processo de uma forma e sofre uma modificação para ser transformado em saída.
- Process: é qual processo que está sendo analisado no SIPOC. Vale lembrar que o nome de um processo deve ser um verbo no infinitivo + complemento (ex.: realizar limpeza da agência).
- Output: são as saídas do processo, ou seja, tudo o que sai do processo após sofrer uma modificação.
- Customer: é o cliente do processo, ou seja, o beneficiado com a realização daquele processo.
Agora que você entende cada parte da SIPOC, vamos mostrar como utilizar essa ferramenta na sua empresa.
2 – Como utilizar a ferramenta SIPOC?
Utilizar a ferramenta SIPOC nos seus processos não é algo muito difícil de se fazer, a ferramenta é bem simples e fácil de se usar.
Para facilitar ainda mais o entendimento, vamos dividir por etapas o nosso tutorial de como utilizar SIPOC.
1º passo: escolha o programa que você utilizará
Para preencher os dados do processo que será analisado é preciso utilizar um programa “editável”. Nós recomendamos o Excel, que é um programa completo e que muitas pessoas tem acesso.
Dessa forma, você pode fazer um único padrão no programa para utilizar em vários processos distintos. Vale lembrar que se não quiser utilizar um programa eletrônico para isso, essa ferramenta também pode ser feita à mão.
2º passo: entenda o objetivo do processo e defina o nome dele
O próximo passo é definir qual processo está sendo analisado. Qual é o objetivo dele? Com que finalidade ele existe?
Como já falamos anteriormente, o nome do processo deve seguir o padrão: verbo no infinitivo + complemento, assim a nomenclatura fica clara e objetiva.
Aqui também é a hora de definir o início e o fim do processo, que será imprescindível para a etapa seguinte.
3º passo: defina as macro-etapas do processo
Aqui devem ser definidas as principais atividades do processo e a ordem em que devem ser feitas. É como se fosse um mapeamento de processo só que mais simples e resumido.
Devem ser especificados de quatro a cinco etapas principais para aquele processo, de forma que os envolvidos consigam ter noção do todo e não apenas das pequenas tarefas.
4º passo: defina as entradas e saídas do processo
Para entender bem o processo, é preciso saber exatamente quais são as entradas e saídas dele, e isso deve especificado no seu formulário de SIPOC.
As entradas referem-se a tudo aquilo que entra no processo a fim de sofrer uma modificação; e as saídas referem-se ao que sai do processo após modificação.
5º passo: especificar o cliente do processo
O cliente é aquele que é beneficiado com o processo. Não confunda o cliente do processo com o cliente da empresa, nem sempre esses são a mesma pessoa.
Existem casos em que o cliente do processo também é o cliente da marca, no entanto, em outros casos, o cliente do processo pode ser um departamento, um diretor até o próprio fornecedor.
É preciso analisar processo por processo para saber quem é o cliente de cada um.
Abaixo você encontra um exemplo de SIPOC:
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